(一)纸质文件圈阅即表示同意(签发文件除外)。
(二)如果文件上出现审批人姓名，审批人在自己姓名上划圈即代表签字;如果文件只出现审批人所在部门名称或职务统称(如：综合管理部、计划财务部、工程设计部、工程监理部、工程管理部、公司领导等)，审批人应当在部门或职务上划圈并在近旁签字。
(三)批示应该注明年月日。
(四)批语对象是上级的，一般称职务;是平级、下级的，一般称同志。
(五)批语对象为多人的，区别以下情况表述：
1.如果是任选的组合，应按惯例排序，可用“并”字按一定标准分类。例：按职务分类如“、副总经理、部长并、同志(副部长、部门主管等)”;按性质分类如“、部(以上为公司机关内单位)并、主任(以上为外面的项目部)”。
2.如果是工作流程组合，可按照流程顺序排列。例：“部长并副总经理”;“部长并总工程师、总经理”。
3.如果是多个对象承办事项，须明确主办人。例：“负责(或牵头)，、会同(或配合)办理”。
此外，审批公文应使用符合档案规范的书写工具。
(一)公司领导、综合管理部部长签发文件
1.直接签发：签发人批示“发”、“同意”、“速发”等，签字并注明年月日。(如不同意发文，可批示“不发”、“缓发”、“修改后重报”等，签字并注明年月日。)
2.请他人审阅后再发：签发人批示“请阅后发”，签字并注明年月日。
3.改请他人签发：在发文单“签发”栏之外批示“请签发”。
4.请补充、修改后发：签发人批示需要补充或修改的意见后，先行签字并注明年月日。(只适用于做简单补充修改的情况。如果需要做较多重大修改，则应批示退回办文部门重办。)
(二)请公司领导签发文件
1.直接签发：“请签发。”
2.请他人审阅后再报签发人签发：“请(单位或个人)审阅并报签发。”
3.先会签(复核)后签发：“请(单位)会签(复核)并报签发。”(适用于各会签单位事先已经基本协调一致的情况。)
(三)请综合管理部签发文件
1.直接签发：“综合管理部签发。”(如确知部长在署内，也可直接批示“请部长签发”、“请同志签发”。)
2.请他人审阅后再签发：“请(部门或个人)审阅并请综合管理部签发。”
3.先会签后签发：“请(单位)会签并请综合管理部签发。”(适用于会签部门事先已经基本协调一致的情况。综合管理部签发文件即已包含自己的会签职能在内，无须在此处另外出现“请综合管理部会签”字样。)
(四)批示阅读文件
认为需要送他人阅读的文件，通常批示“请阅”、“请、阅”、“请阅研”。如必要，可以注明送阅的理由或提出自己的意见、建议、要求。(此类阅件通常不须回复意见。)
(五)批示办理文件
1.对需要由上级作出批示的办件，可批示拟办意见“拟„„，请阅示”、“建议„„，请批示”;上级批复“同意”或其他意见。
2.对一般办件，通常批示“请阅处”、“请办理”。
3.对需要研究的办件，通常批示“请研办”、“请提出意见”，也可以在批示中提出自己的意见。
4.对需要部门间会商、会签的办件，通常批示“请商办理”、“请提出意见，并送会签”、“请办理，可先请提出意见”;派出项目部送审的业务文书，可批示“请部(主管该派出项目的部门)审核，并送部(相关部门)复核”。
5.对需要他人共同作出批示的办件，在自己作出批示后，可写“请核批”。
6.对有时限要求的办件，通常批示“请于年月日前研复”、“请于年月日前办结”。
(六)批示送审文件
1.送审征求意见的文件，对上级通常批示“请阅示”、“请审示”;对平级或下级通常批示“请审阅”、“请阅改”。
2.送审内容已经基本确定的文件，对上级通常批示“请审定”，对平级或下级通常批示“请审核”、“请复核”。
(七)批示会签文件
1.单方会签的，通常批示“请会签”、“请审签”。
2.多方会签的，一般批示“请、会签”。
(八)请示的结束语
1.请示由自己办理的事项，结束语通常为“请批复”、“请指示”、“妥否，请批示”。
2.请示需要他人办理的事项，结束语可为“以上如可行，建议批转办理”。
(九)其他规定
1.签署需本部门或本人批示、审阅、会商、会签、研究等，必须签署具体意见，不能只签署“已阅”等不表明态度的、模能两可的话语。
2.对于需要本部门办理的公文，在办理完毕后必须签署落实情况，如“根据批示精神，已办理完毕”、“已与部门协同办理完毕”等。