为确保管理处正式接管小区物业以后，各项工作能够稳妥有序的开展，达到《物业服务合同》约定的服务标准，管理处（筹）根据物业公司与甲方的合作意向，以《物业服务合同》（草稿）和《物业管理方案》（草案）为基础，重点从清洁、保安、设备、绿化等综合服务和日常管理方面做好各项筹备工作，具体从以下几个方面开展：
一、基本筹备工作
基本筹备工作主要指管理处开办计划，通过购买、调配管理处日常运作所需的设备、用具等，使管理处具备办公和为甲方提供服务的硬件环境。具体包括以下内容：
（1）办公设备的配置（办公桌、椅、电脑、打印机、复印机、传真机、文件柜等）；
（2）日常办公用具的准备（办公用品采购、公章雕刻等）；
（3）管理处工作人员的服装制作（含胸卡等）；
（4）护卫、清洁等临时工作人员的住宿（包括宿舍、床架、床上用品等，如有需要，还应考虑以上人员的伙食，如煤气灶、煤气罐等）；
（5）维修保养工具的配置。
说明：管理处（筹）应结合甲方及自身的实际情况，对以上计划进行合理调整。
二、制度建立工作
健全的制度是管理处规范运作的基础。管理处在接管期间应高度重视各项制度的健全工作，以公司管理部制定的《物业管理服务标准规范文本》为指导，尽快完善管理处的各项规章制度。在制度未出台之前，管理处可采取召开专题会议、形成会议纪要的方法来临时规范各项工作，一旦时机成熟，就应形成制度。具体实施包括以下几个方面：
1、管理处各岗位的。包括：主任岗位职责、副主任岗位职责、各部门负责人岗位职责和各基层岗位的岗位职责等。
2、管理处日常管理制度。包括：公文管理、印章管理、电脑管理、会议管理、财务管理、考勤管理、值班管理、收费管理、投诉管理、人事管理、维修管理、员工请休假管理、员工仪表仪容及行为规范管理、员工考核管理、员工宿舍管理等。
3、管理处清洁工作手册。包括：管理处清洁质量监管办法、各岗位清洁工作标准、各岗位清洁工作程序等。
4、管理处保安工作手册。包括：管理处保安工作管理规定、管理处保安岗位设置、各岗位工作标准、各岗位工作程序、保安巡检路线图、人员出入管理规定、人员来访接待管理规定、人员来访接待流程图、车辆出入管理规定、物品出入管理规定、保安装备使用管理规定、保安交接班管理规定、保安交接班程序、保安队队列训练内容及标准、文明执勤用语等。
5、管理处设备管理工作手册。包括：管理处设备管理规定、设备台帐、各设备的操作规程、各设备的保养维修计划、各设备的维修保养运行记录、各设备故障紧急处理措施等。
6、管理处绿化管理工作手册。包括：管理处绿化管理规定、绿化植物台帐、各植物的习性及养护方法、各植物的养护计划、各植物的养护记录等。
7、管理处紧急情况应急处理程序。包括：常用电话号码、火灾应急处理程序、治安紧急情况应急处理程序、停电应急处理程序、停水应急处理程序、水浸应急处理程序、液化石油气泄漏应急处理程序、新风机防毒应急处理程序、电梯停梯困人应急处理程序、台风应急处理程序、盗警应急处理程序、急救应急处理程序、其他应急处理程序等。
说明：管理处应根据各综合服务的外包/内管情况对各综合服务的工作手册进行相应调整。
三、员工岗前培训
管理处要针对各岗位的特点，对管理处员工（包括正式工、外聘工、临时工）的工作能力进行评估，有针对性的开展岗前培训，主要有以下几个方面：
1、管理处全体员工：物业公司发展史、质量方针、质量目标、小区基本情况、小区内设备（供水、供电、排水、消防、运载、弱电等）情况、甲方基本情况、物业管理各综合服务的标准及要求、常用礼仪礼节、常用礼貌用语等；
2、清洁工：清洁保养方法、清洁工作标准、清洁工作程序；
3、保安员：各岗位工作标准、各岗位工作程序及相关的管理规定学习、监控及消防系统操作培训等；
4、绿化工：绿化养护方法、绿化工作标准、绿化工作程序等；
说明：岗前培训的具体内容应根据实际情况进行调整。
四、综合服务实施的准备工作
1、清洁准备工作
（1）外包：如清洁外包，管理处则只需按照《合同》约定的清洁卫生范围和标准，明确各岗位的范围及职责，制定清洁月度和完善相应的监管措施即可。
（2）自管：如清洁工作由管理处自己负责，除明确各清洁岗位的范围及职责、制定清洁月度工作计划和完善相应的监管措施以外，还需要进行相应的机械设备和清洁物料准备、每月清洁物料消耗测算及跟踪、人员招聘、人员服装、岗前培训等。
2、保安准备工作（由于物业公司接管小区均自建护卫队，故不列出外包工作内容）
（1）自卫警械、对讲机等装备的购买或调配；
（2）保安岗位设置、排班等；
（3）明确巡检时间、巡检频度、巡检路线及相应的巡检签卡的设立；
（4）强化队列训练（重点突出岗位形象训练）；
（5）岗前培训。
3、绿化准备工作
（1）建立区内绿化植物台帐；
（2）绿化岗位设置、排班等；
（3）按照绿化工作标准和绿化工作程序明确每日、每周、每月、每季的绿化工作任务；
（4）岗前培训。
5、设备准备工作
（1）根据甲方提供的物业资料（如甲方未能提供资料，则需要工程技术人员进行现场查看了解），对区内的供电、供水（水池）、排水、弱电、运载、新风、消防、避雷、有线电视等系统的机器设备、线路和管渠走向进行实地对照，并建立相应的设备台帐和设备卡片；
（2）根据各设备的运行、使用状况，制定合理的保养、维修及定期检查计划；
（3）根据各设备的情况，做好设备运行、维修、保养记录；
（4）岗前培训。
6、停车场及整改建议
（1）停车场管理。熟悉区内车辆的号牌、车型、车主姓名及单位，对停车场周边的安全隐患进行重点防范，并及时进行整改。
（2）整改建议。对建筑主体及附属设备存在的缺陷或不完善的地方，提出整改建议。
五、其他准备工作
1、办公区
办公区除了要做好以上四项基本的准备工作以外，还须重点做好与甲方职能部门的沟通工作，对甲方负责后勤工作的重点科室、重点人员进行了解、熟悉，根据甲方的实际情况建立适当的沟通渠道，确保双方能够及时沟通，使信息及时反馈，为双方进一步的合作打下基础。
2、生活区
生活区除了做好以上四项基本的准备工作之外，还要重点做好住户档案的建立工作，在资料的收集过程中应做到尽可能详细。
一、前言：
随着社会经济的不断发展，人们生活水平的不断提高，小区业主对物业管理服务不断提出更新的要求，安全管理是物业管理中最敏感、最重要、最为业主所关注的工作，只有安居才能乐业，这是大家共同的心理，为业主营造一个平安、舒适、和谐的社区，也是我们物管企业的服务宗旨。
近年来，随着我市城市化建设进程加快，居民生活水平不断提高，小区物业管理已逐步迈入规范化、制度化、科学化发展轨道。同时采用人性化、智能化管理也是物业行业发展新趋势。其中小区封闭式管理也是小区科学管理有效措施之一。
二、小区实施封闭式管理的重要性：
1、xx小区位于文化东路东首，面积较大，进出小区的人员及各种车辆多。周边为商业街，东面临居民楼的院墙较矮，均给小区治安带来安全隐患，治安管理压力较大，广大业主有进一步改善目前治安状况的强烈需求。
2、小区实施封闭式管理可以有效地控制外来闲杂人员和车辆出入，从根本上扭转目前社区治安管理工作的被动局面，最大程度的降低社区治安隐患，能切实有效地为广大业主营造一个平安和谐的居住生活环境。
3、小区封闭式管理已被社会普遍认可，如果xx小区实施封闭式管理成功，能提高小区的物业管理水平和服务档次，进而再一次提升xx小区的社会知名度，意义深远。
三、具体做法（整个小区实施的是人防、物防、技防相结合的管理办法）：
（一）人员、车辆进出管理
1、小区南门、西门全天开放，北门封闭。小区秩序维护队员24小时执勤，对出入的可疑人员和车辆进行严格盘查和登记。
2、人员、车辆出入使用智能IC卡门禁一卡通系统，实现小区的车辆出入管理、门禁管理、对讲防盗控制。办理智能IC卡，业主及其车辆刷卡进出，小区大门、单元对讲门实现一卡通。鉴于外来人员进入小区，影响小区业主的正常生活，小区业主及其家属凭《房产证》（或购房合同、发票）、身份证等有效证件办理人员进出IC卡；业主凭购买车位合同、地上停车位使用协议等有效证件办理车辆进出IC卡。
3、充分利用小区功能完善、设备先进的闭路监控及周边报警系统，把突发事件消灭在萌芽状态之中，以及对突发事件的取证能力，为小区创造一个安全稳定的环境。
4、外来人员需通过对讲，经业主同意并登记后方可进入小区。
5、经业主或物管部同意，外来车辆在出入口需领取《小区临时停车证》方可进入。外来车辆需经秩序维护队员引导有序停放在指定地点，不得乱停乱放。并且外来车辆停放超过30分钟以上，开始计时计价收取停车费。出小区时，交回《小区临时停车证》。
6、业主如有装修，装修人员出入需凭物管部所发的《小区临时出入证》（证上有装修人员照片），装修人员在小区走动不得超过规定范围，否则秩序维护队员将给予警告或复查。
（二）严格进行车辆管理
1、车辆在小区内行驶速度不得超过15公里/小时。不得鸣嘀，不得随意紧急刹车和在小区练习驾驶。
2、业主要按自己购买的车位规范停放车辆，禁止在地下车库存放杂物。
3、地下车库日常用于车辆停放使用，禁止在车库内散步、遛狗、打球等活动。
4、车辆进出地下车库应控制在5公里/小时以下。严格按行驶标示出入。
5、摩托车、自行车等非机动车辆统一停放在地下车库非机动车辆停放区。外来车辆要进行收费停放。
6、地面车辆必须在小区地面非主干道划线指定位置停放。业主要按自己的车位，配合秩序维护人员规范地停放自己车辆。
7、地下车库及地上车位先满足业主及其家属名下常驻车辆使用后，满足业主使用的其他所有权车辆。
8、严格控制地下车库非车位购买人私自安装车位锁的行为，如有非车位购买人私自安装的车位锁由物业公司负责拆除。不符合本管理办法停放的车辆由物业公司协助相关执法机构拖走。业主要按自己购买的车位，配合维秩人员规范的停放好自己车辆。
（三）巡逻管理
秩序维护队员进行定时与不定时巡逻，检查治安、防盗、防火、水浸等情况，发现问题立即处理，并报告上级领导及有关部门。对发现的可疑人员进行盘查，对违规进入小区的闲散人员规劝其离开。对不按规定停放的车辆，及时通知车主，以避免影响小区正常的秩序。
（四）监控管理
监控室实行24小时值班，保证通讯器材正常使用，保证与外界联系畅通。发现异常情况，及时通知相关部门进行迅速处理，并定时、定位、定人作好记录和录像，对发生的打架、斗殴及盗窃、交通事故、火灾等录像另存入U盘存档保留，并做好标记。
四、需要解决的问题：
xx小区无论从所处地理以及人文环境、行业管理、社区阶层等方面，都有它的特殊性，实施封闭式管理由于工作面广量大，必然要投入大量的人力、物力，来确保这项工作的.顺利完成。另外，我们在具体操作实施封闭式管理过程中，可能会遇到一些意想不到的问题，既而会给我们的工作带来相当的难度。综合以上因素，结合实际情况，我们目前需要解决以下几个问题：
1、接管时所发现的小区智能化设备前期遗留问题急待解决（详见附件）。如进行封闭式管理首先要保证小区安保设施设备的正常使用，小区智能化设备目前的状况无法实现其应有的功能。针对这一现状，我们从专业角度提出了解决方案（详见附件），方案的实施和所需资金需由业主委员会落实。
2、结合本小区的实际情况，业主已习惯多年来的管理模式，在实施封闭式管理过程中，有可能会出现少数业主的不配合甚至抵制现象。另外，外来人员可能会在实际管理中会与现场工作人员产生摩擦甚至冲突。所以，完善封闭式管理工作有一个较长的磨合期，关键是能平稳坚持下去，更需要一个长期的运作过程。尤其是实施初期，业主（流动人员、车辆管理）还需一个适应的过程，实际工作难度相对较大，甚至还有可能出现意想不到的情况。为了防止管理局面的可能失控，除了我们要做好大量的细致工作，采取积极有效的应对措施之外，还需要业主委员会协助做好宣传、解释等协调工作，发动广大业主积极配合工作。
为保证本小区内机动车辆停放有序、出入安全，保障广大业主人身和消防安全，对小区业主自有车辆和外来在小区出入的车辆进行管理规定如下：
1、所有进入小区的机动车辆持车辆通行证（或临时通行证）出入。
2、驶入小区内的车辆限速行驶、按车位停放、确保安全、确保消防通道畅通。
3、小区业主内部车辆管理：
（1）各有车业主按照物业公司规定时间，到倾城小区物业管理处二楼客服服务中心办理手续，领取通行证。交纳车位占用费，划定车位、编号、车牌号。
（2）由于小区消防通道不能占用及楼前人员通行的.需要，所划车位不可能满足所有业主车辆停放。物业处通知公示时间，先来先办车位划完为止，对有争议的车位双方协商解决。（办理车位凭：业主购房证明、身份证、户口本、行车证、驾驶证登记办理，）
（3）车辆进出小区时，保安员认“证”对车，通行证与车牌号不符者，保安人员有权禁止该车辆进入、停放。有车位的车辆进入小区后停放在车位上，不得乱停乱放，必须服从保安人员的管理。
（4）车主（司机）应保管好通行证，如有丢失或损坏，车主（司机）要立即报告保安队长，否则由此产生的后果由车主（司机）负责。对无车辆通行证的车辆一律不准进入小区，不是本小区的业主一律不办理通行证。
4、外来车辆出入管理：
（1）外来车辆进入小区前要进行登记，领取临时通行证方可进入。
（2）外来车辆必须接受保安人员指挥，不得随意停放，不得占用他人车位。
（3）当日18：00—次日8：00时，外来车辆不允许在小区内停放。
5、小区内禁止2.5吨以上的货车、大型客车及装有易燃、易爆、剧毒等危险品的车辆入内（搬家车、消防车、工程车等特殊情况除外）。
6、禁止出租车入内。遇有乘载老、弱、病、残以及携带过重物品的，视情况可放行，但必须及时离开。
7、停放小区的车辆必须参加保险。停放好车辆后，调好防盗系统警备状态。不要遗留贵重物品、重要文件等，离车时车主（司机）要锁好门窗，否则后果自负。
8、车位使用者应保持车位清洁、无油渍。
9、保安人员通过值班和巡逻，避免停放在小区内的车辆受损。